راهنمای برگزاری سمینار: برگزاری سمینار و یا وبینار در واقع بسیار می‌تواند کار سخت یا ساده‌ای باشد و این بستگی به تجربه و دانش شما دارد، اگر فرد کم‌تجربه‌ای در این زمینه باشید قطعاً برگزاری یک وبینار خیلی ساده با جمعیت کم هم می‌تواند باعث استرس و نگرانی زیادی در وجود شما شود و این کار برایتان سخت به نظر برسد، اما اگر یک فردی باشید که در این زمینه تحقیقات کرده و آموزش‌های مختلفی را مشاهده کرده، قطعاً می‌توانید سمینارهای چند هزار نفره را هم بدون هیچ مشکلی برگزار کنید و از این بابت اصلاً مشکلی نداشته باشید و ذره‌ای استراس به وجود شما غلبه نکند.
پس اگر می‌خواهید وبینار برگزار کنید و می‌دانید که کسب‌و‌کار شما یک روزی به برگزاری سمینار نیاز دارد قطعاً از همین الان شروع کنید در این زمینه مطالعات مختلفی را داشته باشید و آموزش‌های مختلفی که وجود دارند را مشاهده کنید تا در نهایت بتوانید سمینارهای خود را با قدرت بسیار بیشتر و کیفیت عالی برگزار کنید.
ما در این مقاله می‌خواهیم دقیقاً به همین موضوع بپردازیم و به شما توضیح دهیم که چگونه می‌توانید یک سمینار خیلی عالی و با کیفیت برگزار کنید چرا که امروزه افراد زیادی دغدغه این موضوع را دارند و همین دغدغه در نهایت باعث می‌شود افراد خیلی این کار را نتوانند به درستی انجام دهند.
راهنمای برگزاری سمینار با کیفیت
خیلی خوب دقت داشته باشید که به صورت کلی آموزش‌های زیاد و نکات بسیار زیادی در این زمینه وجود دارد که با مطالعه آن‌ها قطعاً می‌توانید تمرین‌هایی داشته باشید و در نهایت سمینار و یا وبینار بهتری را برگزار کنید اما به صورت کلی این نکاتی که در این مقاله به شما ارائه می‌دهیم می‌توانند از کلیدی‌ترین مواردی باشند که با رعایت کردن آن‌ها می‌توانید سمینار خود را تا چند برابر جذاب‌تر و با کیفیت تر اجرا کنید.
تعداد مشخصی بلیت بفروشید
یکی از مهم‌ترین مواردی که در برگزاری سمینار و وبینار وجود دارد و همین اول کار باید به آن دقت ویژه‌ای داشته باشید این است که تعداد مشخصی بلیت بفروشید و با خود تعیین کنید که به هیچ وجه تعداد بیشتری فروخته نشود، این مورد می‌تواند برنامه‌ریزی کلی کار شما را به هم نزند و شما می‌توانید خیلی بهتر وبینار و یا سمیناری که دارید را برگزار کنید.
برخی از افراد هستند که همین اول کار مشخص می‌کنند که مثلاً ۲۰۰ بلیت بفروشند اما زمانی که سمینار خود را تبلیغ می‌کنند و حجم بیشتری از آن استقبال می‌شود، به فروش خود ادامه می‌دهند و تا ۴۰۰/۵۰۰ مورد هم اضافه فروشی خواهند داشت، این موضوع تماماً به ضرر شما است چرا که ممکن است تیم شما جوابگو این تعداد نباشد، ممکن است شما نتوانید در بین این همه شلوغی اصلاً ارائه خوبی داشته باشید یا حتی سرویس دهی شما به این افراد در سالن سمینار خیلی سخت‌تر خواهد شد که اگر از قبل برنامه‌ریزی نشده باشد فقط تعداد اضافه‌ای که بلیت فروختید ناراضی نخواهند بود بلکه تمام سالن از شما نارضایتی خواهند داشت و همین باعث می‌شود برند شما واقعاً ضعیف شود.
شناخت مخاطب هدف
یکی از اصلی‌ترین مواردی که واقعاً بر روی کیفیت نهایی سمینار و یا وبینار شما تاثیر دارد، این است که از همین اول کار مخاطبین هدف خود را به خوبی بشناسید و همین مورد در نهایت می‌تواند کمک کند که شما خیلی راحت‌تر سمینار را برگزار کنید چرا که نوع شخصیت مخاطب خود را بهتر می‌شناسید و همین صحبت کردن را برای شما راحت‌تر می‌کند.
اگر مخاطب هدف را بشناسید می‌توانید به سراغ شخصیت شناسی آن‌ها بروید و در این زمینه تحقیقاتی داشته باشید که در نهایت این موارد می‌تواند باعث شود که در زمان اجرای سمینار بهتر بتوانید با مخاطبان خود تعامل برقرار کنید چرا که دقیقاً با زبان خوشان در حال اجرا هستید.
بودجه را از همین اول تعیین کنید
برگزاری سمینار قطعاً هزینه‌های زیادی دارد و شما باید از همین اول کار بودجه خود را برای برگزاری این سیمنار تعیین کنید تا در زمان اجرا از نظر مالی به مشکل بر نخورید؛ اگر اول کار بودجه را تعیین نکنید قطعاً در نهایت متوجه خواهید شد که چقدر هزینه‌های بیهوده زیاد بوده است.
با تعیین بودجه از هزینه‌های اضافه ای که واقعاً نیاز نیست جلوگیری می‌کنید و بیشتر هزینه‌ها بر روی موارد مهم‌تر خرج می‌شود و همین در نهایت می‌تواند کیفیت کاری را در سمینار افزایش دهد.
برنامه‌ریزی دقیق را فراموش نکنید
در هر کاری برنامه ریزی می‌تواند برای شما بسیار مفید باشد و در برگزرای یک سمینار هم دقیقاً به همین شکل است و دقیقاً می‌تواند یک عامل موثر برای شما باشد؛ حداقل یک هفته قبل از سمینار خود سعی کنید برنامه‌ریزی را نهایی کرده باشید تا اگر قبل ار شروع سمینار مشکلی به وجود آمد و یا خواستید به هر دلیلی چیزی در سمینار کم یا زیاد کنید بتوانید برنامه‌ریزی را تغییر دهید و از بابت زمانی مشکل نداشته باشید.
دقت کنید برنامه‌ریزی باید به صورتی باشد که شما تعیین کرده باشید که ارائه چند ساعت خواهد بود در چه تایمی پذیرایی خواهد شد و چه تایمی اصلاً سمینار شروع و تمام می‌شود که تمامی این‌ها طبق برنامه پیش برود و شما دیگر از بحث زمانی سالن سمینار هم به مشکل بر نخورید.
تیم حرفه‌ای داشته باشید
اگر یک فرد هستید و تیم خاصی برای برگزاری سمینار ندارید قطعاً نمی‌توانید هیچ کاری را در این زمینه پیش ببرید چرا که برگزاری سمینار به صورت تک نفره غیرقابل انجام است و باید حتماً یک تیم حرفه‌ای در کنار خود داشته باشید تا بتوانید یک سمینار استاندارد برگزار کنید.
البته تیم شما اگر می‌خواهند برای برگزای سمینار کمک کنند قطعاً باید با اصول رفتاری و شخصیتی و… آشنا باشند تا باعث ناراحتی مخاطب شما نشوند و اگر هم نیازی در سالن سمینار بود بتوانند رفع کنند در غیر این‌صورت هیچ کمکی به شما نمی‌توانند کنند.
اگر می‌خواهید یک تیم حرفه‌ای و با تجربه در این زمینه همراه شما باشد، می‌توانید از خدمات استودیو ایده پردازان استفاده نمایید تا با این خدمات به حرفه‌ای‌ترین شکل ممکن سمینار شما برگزار شود و خودتان هم خیلی درگیر مسائل مختلف نباشید چرا که استودیو ایده پردازان تمامی خدمات را به صورت حرفه‌ای و بی‌نقض در اختیار شما قرار می‌دهد.
مسائل مربوط به ارائه دهنده‌ها را مشخص کنید.
در سمیناری که برگزار می‌کنید شما اگر غیر از خودتان یک سری ارائه دهنده دیگر هم دارید باید سعی داشته باشید که برای تمامی آن‌ها هم برنامه‌ریزی کنید و آن‌ها را تعیین کنید که هم مخاطبان شما در جریان حضور این ارائه دهنده‌ها باشند و هم خودتان بتوانید بهتر سمینار را مدیریت کنید.
در ضمن باید همه ارائه دهنده‌ها مشخص کنند که درباره چه موضوعی و به چه شکلی می‌خواهند صحبت کنند که تایم بندی آن‌ها به درستی انجام شود و از نظر زمان‌بندی که برنامه‌ریزی کردید به مشکل بر نخورید و طبق همان پیش بروید.
در ضمن سعی کنید ارائه دهنده‌هایی را دعوت کنید که خودشان افراد پر‌طرفداری هستند به این شکل می‌توانید جذابیت سمینار را خیلی بیشتر افزایش دهید و یا حتی در زمان فروش آن هم خیلی راحت‌تر می‌توانید عمل کنید.
در صورت نیاز اسپانسر پیدا کنید
همان‌طور که توضیح دادیم هزینه‌های اجرا یک سمینار بسیار ممکن است برای شما زیاد باشد و باید بتوانید تمامی آن‌ها را بدون هیچ کم و کسری پرداخت کنید؛ اگر می‌خواهید این هزینه‌ها برای شما کمتر شود می‌توانید از اسپانسرهای قدرتمند استفاده کنید شرکت‌ها و یا افرادی که در ازای تبلیغات داخل همایش شما هزینه‌ای را پرداخت می‌کنند و همین موضوع می‌تواند بسیاری از هزینه‌های شما را جبران کند.
البته سعی کنید اسپانسرهای محدودی هم داشته باشید تا محتوا اسپانسر شما خیلی زیاد هم تبلیغاتی نباشد که افراد شرکت کننده از آن خسته شوند و سالن را ترک کنند.
به شرکت کنندگان هدیه بدهید
یکی از کارهای واقعاً تاثیر‌گذار که می‌تواند شرکت کنندگان را خوشحال کند و آن‌ها بیشتر به شما علاقه‌مند می‌شوند، این است که به آن‌ها هدیه بدهید حتی این هدیه می‌تواند خیلی کوچک باشد اما آن‌ها واقعاً از هدیه گرفتن لذت می‌برند و این موضوع می‌تواند برای شما تاثیر‌گذاری بسیار زیادی داشته باشد.
در موتورهای جستجو می‌توانید سرچ کنید و هدایایی که می‌توانید برای آن‌ها تهیه کنید را مشاهده کنید شاید بسیاری از آن‌ها صرفه اقتصادی برای شما نداشته باشند اما به هر حال می‌توانید از هدایای کوچک استفاده کنید تا در سمینار خود کاربران وفادار‌تری ایجاد کنید.
اطلاع رسانی وضعیت
دقت داشته باشید که ممکن است شما یک سالن را برای سمینار انتخاب کنید که هیچ کدام از شرکت کننده‌ها درباره آن اطلاعات زیادی نداشته باشند و همین باعث می‌شود که نارضایتی‌های مختلفی پیش بیاید، شاید هم افراد زیادی وجود داشته باشند که بعد از ثبت نام در این سمینار اصلاً فراموش کرده باشند و به همین دلیل شما باید یک هفته و یک روز قبل از شروع سمینار اطلاع رسانی درستی از هر راه ارتباطی که دارید با شرکت کننده‌ها داشته باشید تا در روز سمینار افراد حاضر شوند.
اصولاً این اطلاع رسانی‌ها در تعداد بالا با استفاده از پیامک انجام می‌شوند و ما هم پیشنهاد می‌کنیم که حتماً این کار را انجام دهید.
کانال‌های فروش
در برگزاری سمینار باید کانال‌های فروش را حتماً تعیین کنید تا بتوانید تعداد بلیت مورد نظر را به فروش برسانید، اگر کانال فروش خاصی ندارید و صرفاً می‌خواهید خیلی ساده از تبلیغات کوتاه مدت و بی‌کیفیت استفاده کنید قطعاً نمی‌توانید بلیت‌هارا به فروش برسانید و تمام هزینه‌های این سمینار به ضرر تبدیل خواهد شد.
اگر پیج اینستاگرامی، سایت، کانال یا هرچیز دیگی که برای فروش در نظر دارید را باید به صورت دقیق مورد استفاده قرار دهید تا نهایت فروش را در سریع‌ترین زمان ممکن داشته باشید و بعد از پر شدن تعداد بلیت‌ها به کارهای اجرایی مختلف بپردازید.
جمع بندی
در این مقاله سعی داشتیم به صورت کلی درباره راهنمای برگزاری سمینار یک‌سری اطلاعات دهیم که بتوانید با استفاده از این راهنمای برگزاری سمینار بهترین نوع خودتان باشید و در به صورت حرفه‌ای یک سمینار برگزار کنید؛ پیشنهاد می‌کنیم که تحقیقات بسیار بیشتری درباره برگزاری سمینار داشته باشید که یکی از بهترین منابع برای شما وبلاگ استودیو ایده پردازان است و می‌تواند خیلی به شما کمک کند.
در ضمن هر خدماتی در زمینه برگزاری سمینار دارید می‌توانید از طریق استودیو ایده پردازان این موارد را دریافت کنید تا به بهترین شکل ممکن سمینار مد نظر خود را برگزار کنید.
امیدواریم از خواندن این راهنمای برگزاری سمینار لذت برده باشید، در ضمن هر سوالی درباره این موضوع راهنمای برگزاری سمینار دارید می‌توانید از طریق نظرات با ما در میان بگذارید.
