سمینار ویترین کار هر برندی است. زمانی که یک برند اقدام به برگزاری سیمنار می‌نماید در حقیقت می‌خواهد توانایی و قدرت خود را به دیگران نشان دهد. این امر بسیار ارزشمند است و نقش بسیار مهمی در موفقیت برندها دارد. اما چیزی که در اینجا اهمیت زیادی دارد توجه به نکات مهم در برگزاری سمینار است. بهتر است بدانید هر اقدامی برای اینکه بتواند به موفقیت برسد به برخی زیرساخت‌ها نیاز دارد. اگر این زیرساخت‌ها مورد توجه قرار نگیرند، موفقیتی که انتظار می‌رود حاص نمی‌شود و همین امر زمینه‌ساز بروز مشکلات زیادی خواهد داشت. با توجه به این موضوع که در زمان برگزاری هر سمینار تمامی کسانی که در آنجا حضور دارند به دنبال تجربه بهترین‌ها هستند، در ادامه به معرفی نکات مهم در برگزاری سمینار می‌پردازیم.
ایده برگزاری سمینار و نکات مهم در برگزاری سمینار
زمانی که ایده برگزاری سمینار به ذهن شما می‌رسد، باید به موارد متعددی توجه داشته باشید تا بتوانید سمینار را به خوبی پیش ببرید. در ادامه شما را با نکات مهم در بزرگزاری سمینار آشنا می‌کنیم.
تعیین هدف
وقتی می‌خواهیم در مورد نکات مهم در برگزاری سمینار صحبت کنیم اولین نکته‌ای که به ذهن خطور می‌کند تعیین هدف است. هدف مهمترین چیزی است که می‌تواند کل رویداد را تحت تاثیر قرار دهد. بهتر است کمی به خود زمان دهید و این موضوع را بر روی کاغذ بنویسید چرا می‌خواهید سمینار برگزار کنید؟! آیا می‌خواهید مخاطبان را جمع کنید و تعاملات خود را با آنها افزایش دهید؟!
آیا می‌خواهید در این سمینار در مورد یک محصول، خدمات و یا دوره جدید برای مخاطبان خود صحبت کنید؟! آیا می‌خواهید قدرت برند خود را به رقبای خود نشان دهید؟! هدف شما هر چه که باشد به شکل‌گیری یک چهارچوب کاری کمک می‌کند و سپس می‌شود سمینار شما با قدرت بسیارزیاد اجرا شود. به همین دلیل باید به این موضوع توجه ویژه‌ای داشته باشید.
محدودسازی هدف‌ها
یکی از مواردی که اغلب اوقات نادیده گرفته می‌شود اما می‌تواند به عنوان یکی از نکات مهم در برگزاری سمینار مورد توجه قرار گیرد محدودسازی اهداف است. زمانیکه فردی تصمیم می‌گیرد لیستی از اهداف خود را مشخص کند معمولا تحت تاثیر احساسات خود قرار می‌گیرد و اهداف زیادی را برای خود انتخاب می‌کند. اما باید بدانید شما با برگزاری هر سمینار تنها می‌توانید یک یا دو هدف داشته باشید. زیرا برگزاری سمینار یک کار سخت و دقیق است و نیاز به تمهیدات ویژه‌ای دارد. هر چقدر اهدافی که پشت برگزاری سمینار جاری هستند محدودتر باشند، به همان اندازه سمینار موفق‌تر پیش می‌رود.
برنامه‌ریزی‌های دقیق
یکی دیگر از نکات مهم در برگزاری سمینار برنامه‌ریزی‌های دقیق است. اکنون که هدف شما مشخص شده است باید برنامه‌ریزی‌های دقیقی داشته باشید که چگونه به آن اهداف برسید. برای این امر ابتدا باید به منابع مالی خود نگاهی بیاندازید. هر چقدر بودجه بیشتری را به برگزاری سمینار اختصاص دهید، به همان اندازه نتیجه بهتری را از برگزاری این سمینار بدست خواهید آورد. پس از تعیین بودجه، باید راهکارهای مناسب را برای رسیدن به هدف مورد توجه قرار دهید. برای اینکه بتوانید در این مسیر موفق عمل کنید، بهتر است با افراد متخصص و باتجربه در این زمینه در تماس باشید و مشاوره‌های لازم را از آنها دریافت کنید.
آنالیز اطلاعات
یکی از نکات مهم در برگزاری سمینار آنالیز اطلاعاتی است که در دسترس شماست. ممکن است شما از قبل سمیناری را برگزار کرده باشید. بهتر است وقت بگذارید و اطلاعات آن را بررسی کنید. همچنین، شما باید اطلاعاتی را که از مخاطبان خود دارید مورد توجه قرار دهید. به طور مثال، تصور کنید شما در زمینه آموزش زبان انگلیسی فعالیت دارید و دوره‌های زیادی را به فروش رسانده‌اید. اکنون می‌خواهید برای خریداران دوره‌های آموزشی خود یک سیمنار برگزار کنید. برای اینکار باید مشخصات خریداران را آنالیز تا بتوانید سمینار را بهتر هدایت کنید.
نکات مهم در زمان اجرای یک سمینار موفق
بهتر است بدانید مواردی که در بالا معرفی کردیم می‌توانند به شما کمک کنند یک سمینار موفق داشته باشید. اما روش اجرای سمینار از جمله اموری است که به طور مستقیم بر کیفیت سیمنار اثر می‌گذارد. ممکن است هدف یک سمینار بسیار ارزشمند باشد، اما اگر آن سمینار به خوبی اجرا نشود با شکست روبه‌رو شود. به همین دلیل، باید به برخی از نکات برای اجرای درست سمینار توجه کنید. در ادامه اطلاعات کاملی را در این زمینه در اختیار شما قرار می‌دهیم.
انتخاب محل مناسب
یکی از نکات مهم در برگزاری سمینار انتخاب محل مناسب برای سمینار است. موارد متعددی بر انتخاب محل مناسب برای سیمنار اثر می‌گذارند. توصیه می‌شود تمامی این نکات را مد نظر قرار دهید تا بتوانید به یک جمع‌بندی مناسب برسید.
تعداد شرکت‌کنندگان
هر چقدر تعداد شرکت‌کنندگان بیشتر باشد، شما به محل برزگتری برای برگزاری سمینار نیاز دارد. همانطور که می‌داتید سمیناری که قرار است با حضور ۵۰۰ نفر برگزار شود بی‌شک به فضای متفاوتی از سمیناری نیاز دارد که ۱۰۰۰ شرکت‌کننده در آن حضور دارند. به همین دلیل، یکی از نکات مهم در برگزاری سمینار مشخص کردن تعداد شرکت‌کنندگان است.
ویژگی‌های شخصیتی
ویژگی‌های شخصیتی کسانی که در سمینار حضور دارند بر روند انتخاب محل برگزاری سیمنار اثر می‌گذارند. به طور مثال، اگر شما در حال برگزاری سیمناری برای مدیران ارشد سازمان‌ها هستید به محل متفاوتی از سمیناری نیاز دارید که برای دانش‌آموزان ممتاز مدارس تهران برگزار می‌شود.
به همین دلیل، یکی از نکات مهم در برگزاری سمینار شناخت نیازهای مخاطبان است. اگر بخواهیم همین مثالی را که در اینجا ذکر کردیم ادامه دهیم باید بگوییم در انتخاب محل برای مدیران ارشد لوکس بودن فضا و وجود امکانات ویژه بسیار مهم است. اما برای سیمنار دانش‌آموزان برتر باید به دسترسی راحت توجه داشته باشید.
آماده‌سازی میزبانان
میزبان این سمینار کیست؟ آیا قرار است نیروهایی که در آن شرکت و یا برند حضور دارند به عنوان میزبان در سیمنار حضور داشته باشند و یا برند برگزارکننده تمامی کار را بر عهده تیم اجرایی می‌گذارد. انتخاب میزبانان مهم نیست، بلکه مسئله‌ای که مهم است آموزش میزبانان است. یکی از نکات مهم در برگزاری سمینار آشنایی کامل میزبانان با اهداف برگزاری سمینار است. به همین دلیل، کسانی که قرار است به عنوان میزبان در یک سیمنار حضور داشته باشند، باید با این اهداف آشنایی کامل داشته باشند و بتوانند آنها را به مخاطبان سمینار انتقال دهند.
همچنین، مدل پوشش میزبانان بسیار مهم است و باید بر اساس ماهیت برند باشد. اگر برند شما ترکیبی از رنگ سبز و مشکی است، بهتر است این امر را در لباس‌های میزبانان پیاده‌سازی کنید تا مخاطبانی که در سمینار حضور دارند ارتباط قوی را با برند شما برقرار کنند. این مسئله بسیار مهم است و به عنوان یکی از نکات مهم در برگزاری سمینار در نظر گرفته می‌شود.
انتخاب روش پذیرایی
شاید بتوان گفت در کنار تمامی مواردی که در بالا به آنها اشاره کردیم انتخاب روش پذیرایی یکی از نکات مهم در برگزاری سمینار است که حس خوبی را در میان مخاطبان حاضر در آن سمینار به وجود می‌آورد. اول باید به این موضوع توجه داشته باشید این سمینار چند ساعت طول می‌کشد. آیا صبح تا ظهر است و یا صبح تا بعدازظهر؟! گاهی هم ممکن است سمینار از ظهر تا بعدازظهر طول بکشد؟!
ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید چرا این تایم‌ها مطرح می‌شوند؟! بهتر است بدانید در هر یک از این تایم‌ها نحوه پذیرایی باید متفاوت باشد.
فیلمبرداری از سمینار
بهتر است بدانید سمینار رویداد مهمی است که شما هرگز نباید آن را از دست بدهید. ضبط اتفاقاتی که در این رویداد رخ می‌دهند بسیار مهم است. همچنین، توصیه می‌شود پخش زنده از رویداد خود داشته باشید تا مخاطبانی که نتوانسته‌اند در رویداد حضور پیدا کنند سمینار شما را ببینند (اگر می‌خواهید اطلاعات خود را در این زمینه افزایش دهید، می‌توانید مقاله بهترین شرکت پخش زنده رویداد را مطالعه کنید). از طرف دیگر، پخش زنده رویداد نقش بسیار مهمی در قوی شدن برند شما دارد. زیرا زمانیکه رویداد شما به صورت زنده پخش می‌شود رقبای شما نیز می‌توانند آن را مشاهده کنند و این مسئله نام شما را به یک برند بسیار خاص، مهم و منحصر به فرد تبدیل می‌کند.
تبلیغات و اطلاع‌رسانی
باید بدانید یکی از نکات مهم در برگزاری سمینار تبلیغات و اطلاع‌رسانی است. این مسئله بسیار مهم است و به موفقیت سمینار کمک می‌کند. برای اینکار باید حداقل از ۴ یا ۵ قبل از برگزاری سمینار آگهی، تیزر و یا بنر تبلیغاتی را در شبکه‌های اجتماعی‌تان به اشتراک بگذارید. در نتیجه، افراد مورد نظر از برگزاری سمینار مطلع می‌شوند و این مسئله سبب می‌شود مخاطبان هدف برای حضور در سمینار ثبت‌نام کنند. از طرف دیگر، دو هفته قبل از شروع سمینار اطلاع‌رسانی را انجام دهید تا مخاطبان آماده شوند.
سخن پایانی
تا به اینجا تلاش کردیم اطلاعات کاملی را در مورد نکات مهم در برگزاری سمینار در اختیار شما قرار دهیم. همانطور که متوجه شده‌اید برای برگزاری یک سمینار موفق ابتدا باید هدف خود را مشخص کنید و سپس برنامه‌ریزی‌های دقیق را در همان راستا انجام دهید. از طرف دیگر، یکی دیگر از نکات مهم دربرگزاری سمینار روش اجرای آن است. شما می‌توانید خودتان سمینار را برگزار کنید و یا اینکار را به شرکت اجرایی بسپارید. بر همین اساس، باید به مواردی مانند محل انتخاب سمینار، روش پذیرایی و مدل میزبانی توجه داشته باشید تا بتوانید موفق‌ترین سمینار را برگزار نمایید.
