برای اینکه بتوانید رویدادی را در یک کنفرانس مدیریت نمایید، باید به نکات متعددی توجه داشته باشد. آماده‌سازی سخنرانی یکی از مواردی است که یک رویداد را به رویدادی به یادماندنی تبدیل می‌کند (اگر می‌خواهید یک رویداد موفق داشته باشید، می‌توانید مقاله پیش نیاز های برگزاری وبینار را مطالعه کنید). تشریفات سازمانی که در زمان برگزاری رویداد مورد توجه قرار می‌گیرند از موارد دیگری هستند که می‌توانند بر قدرت کنفراس اثر بگذارند. بسیاری از کارشناسان به این موضوع اشاره می‌کنند توجه به این نکات به حدی مهم است که اگر رعایت نشود ممکن است کل پیامی را که آن رویداد برای مخاطبانش در نظر گرفته است، تحت تاثیر قرار دهد.
استفاده از تجهیزات سمعی و بصری با کیفیت
در تشریفات سازمانی باید به استفاده از تجهیزات سمعی و بصری با کیفیت توجه داشته باشید. در برخی از رویدادها مخاطبان همواره در این مورد گلگی می‌کنند صدا رو خوب نمی‌توانستند بشنوند و یا تصاویر سخنران در گیرنده‌هایی که در انتهای سالن وجود داشتند نمایش داده نمی‌شد. بهتر است بدانید تمامی قدرت کنفرانس به صدا و تصویری است که به صورت درست و هدفمند انتقال داده می‌شود. بنابراین، اگر به این موضوع توجه نشود، مخاطبان هرگز رضایت نخواهند داشت و در پایان هدف اصلی کنفرانس گم می‌شود. به همین دلیل، تمامی تجهیزات باید حداقل از یک روز قبل بررسی شوند و از عملکرد درست آنها اطمینان حاصل شود.
استخدام مجری صحنه برای مدیریت تشریفات سازمانی
در تشریفات سازمانی استخدام مجری صحنه الزامی است. کسی که به عنوان مجری صحنه فعالیت دارد می‌توانند تمامی موارد را زیر نظر داشته باشد و هماهنگی‌های لازم را ایجاد کند. این شخص در پشت صحنه برنامه‌های سخنرانان را بررسی می‌کند و در صورت نیاز دکور صحنه از قبل تمامی موارد را مد نظر می‌گیرد.
زمانی که مجری صحنه به کار خود مسلط باشد به خوبی می‌تواند هماهنگی را ایجاد کند و همین امر باعث می‌شود مخاطبان با تمرکز بیشتری به سخنرانی توجه کنند.
عدم استفاده از وسیله‌ای برای توقف سخنرانی
یکی از بزرگترین اشتباهاتی که همواره در تشریفات سازمانی منع می‌شود عدم استفاده از وسیله‌ای برای قطع سخنرانی است. در برخی از سخنرانی‌ها تایمری به میکرون وصل می‌گردد و زمانیکه زمان به پایان می‌رسد میکرون خوبه‌خود قطع می‌شود. این مسئله می‌تواند اعتبار سخنرانی را تحت تاثیر قرار دهد. تمامی کسانی که به عنوان سخنران در صحنه حضور پیدا می‌کنند دارای شخصیت هستند و قطع سخنرانی می‌تواند شخصیت آنها را تحت تاثیر قرار دهد. به همین دلیل، باید از قبل بخواهیم سخنرانان به زمان سخنرانی توجه داشته باشند، اما قطع ناگهانی بسیار اشتباه است.
عدم تغییر برنامه کنفرانس
در تشریفات سازمانی باید به برنامه کنفرانس توجه شود. معمولا، زمان کنفرانس‌ها حداقل ۲ هفته قبل اطلاع‌رسانی می‌گردد. در نتیجه، تمامی مخطبانانی که می‌خواهند در آن کنفرانس حضور داشته باشند برنامه‌ریزی‌های خود را انجام می‌دهند. اگر برنامه کنفرانس را تغییر دهید، برنامه مخاطبان نیز بهم می‌خورد و این مسئله می‌تواند بر اعتبار کنفرانس اثر بگذارد. به همین دلیل، توصیه می‌شود قبل از آنکه برنامه کنفرانس را به همه اعلام کنید، از قبل تمامی موارد را زیر نظر داشته باشید و زمان دقیق و قطعی را به اطلاع مخاطبان خود برسانید. در این صورت، می‌توانید با خیال آسوده و بدون نگرانی کنفرانس خود را در زمان مشخص‌شده برگزار کنید.
آماده‌سازی میکروفون برای مخاطبان
اگر قرار است مخاطبان پس از کنفرانس در جلسه پرسش و پاسخ شرکت کنند، آماده‌سازی میکروفن سیار برای مخاطبان بسیار مهم است و در تشریفات سازمانی به آن تاکید ورزیده می‌شود. ممکن است شما نیز تجربه حضور در برخی از کنفرانس‌ها را داشته باشید که میکروفون برای مخاطبان تهیه نمی‌شود و مخاطبان دیگر نمی‌توانند صدای شخصی را که سوال می‌پرسد بشنونند. این مسئله می‌تواند اعتبار و کیفیت کنفرانس را تحت تاثیر قرار دهد.
آماده‌سازی سخنران
چرا شما در یک کنفرانس شرکت می‌کنید؟! بی‌شک، به داده‌هایی که سخنران با شما به اشتراک می‌گذارد نیاز دارید. تصور کنید سخنران در طول سخنرانی متوجه می‌شود که سیستم پاور پوینتش به خوبی کار نمی‌کند و نمایش داده نمی‌شود. چه اتفاقی می‌افتد؟! مخاطبان حس بدی خواهند داشت و همین امر اعتبار سخنران را زیر سوال می‌برد. کسانی که وظیفه اجرای تشریفات سازمانی را بر عهده دارند باید از سخنران بخواهند حداقل یک ساعت قبل در محل همایش حضور داشته باشد و تمامی موارد بررسی شوند. این مسئله می‌تواند اعتمادبه‌نفس سخنران را نیز افزایش دهد.
ارائه چک لیست به سخنرانان
شاید برای شما جالب باشد که بدانید یکی از مواردی که در تشریفات سازمانی تاکید زیادی به آن ورزیده می‌شود ارائه چک لیست به سخنران است (اگر می‌خواهید اطلاعات خود را در این زمینه بالا ببرید، می‌توانید مقاله چک لیست مدرسان برای تدریس بهتر را مطالعه کنید).
این چک لیست سبب می‌شود ذهن سخنرانان آماده باشد و تمامی موارد را به خوبی مورد توجه قرار دهند. در نتیجه، کنفرانس بسیار خوب پیش می‌رود و مخاطبان می‌توانند به آنچه نیاز دارند برسند. با توجه به تمامی این موارد اگر می‌خواهید تشریفات سازمانی را به خوبی پیاده‌سازی نمایید باید به این موضوع توجه داشته باشید.
برنامه‌ریزی برای هر بخش در تشریفات سازمانی
برای اینکه بتوانید یک کنفرانس و یا رویداد را به خوبی مدیریت کنید باید برای تمامی کارهایی که می‌خواهید در طول کنفرانس انجام دهید برنامه‌ریزی داشته باشید. هیچ بخش را بی‌اهمیت نپندارید. زیرا همین بخش‌های کوچک هستند که می‌توانند کل کنفرانس را تحت تاثیر قرار دهند. به طور مثال، روش پذیرایی از جمله مواردی است که می‌تواند اعتبار کل کنفرانس و یا رویداد را مشخص نماید. حتی شما باید از قبل سرویس‌های بهداشتی را بررسی کرده باشید و فضای مناسبی را برای مخاطبان خود ایجاد کرده باشید. این موارد با اینکه کوچک هستند اما به شدت بر کیفیت کنفرانس اثر می‌گذارند.
محل ساکت برای برگزاری کنفرانس
آیا تابه حال برای شما پیش آمده است در یک کنفرانس شرکت کرده باشید و صداهای مختلفی که به گوش می‌رسد کیفیت رویداد را تحت تاثیر قرار داده باشد؟! این همان چیزی است که در تشریفات سازمانی بسیار مهم است و اگر نادیده گرفته شود می‌تواند آسیب‌های جدی به کنفرانس وارد کند. توصیه می‌شود قبل از آنکه محل کنفرانس را تعیین نمایید به محل برگزاری کنفرانس بروید و از این موضوع مطمئن شوید که آن محل ایمن است و هرگز صدای محیط خارج به درون سالن منتقل نمی‌شود.
ایجاد محیطی دوستانه
در تشریفات سازمانی همواره به افراد گوشزد می‌کنیم با اینکه باید به تمامی جوانب توجه داشته باشید و کنفرانس را به خوبی مدیریت نمایید، اما هرگز نباید کاری کنید محیطی خشک و پراسترس ایجاد شود. تمامی کسانی که پشت صحنه برگزاری یک کنفرانس حضور دارند فشار زیادی را تحمل می‌کنند. اگر محیط کنفرانس نیز پر استرس باشد می‌تواند بر کیفیت کلی کنفرانس اثر بگذارد. تلاش کنید از محلی که حضور دارید لذت ببرید و کنفرانس را در یک محیط پرآرامش و دوستانه پیش ببرید.
سخن پایانی
تا به اینجا تلاش کردیم اطلاعات کاملی را در مورد رعایت تشریفات سازمانی در یک کنفرانس در اختیار شما قرار دهیم. برای اینکه بتوانید یک کنفرانس را به خوبی پیش ببرید باید به نکات متعددی توجه داشته باشید. تمامی کنفرانس‌ها به یک مجری صحنه نیاز دارند تا تمامی فعالیت‌ها را مدنظر داشته باشد و به برگزاری هر چه بهتر رویداد کمک کند. استودیو ایده‌پردازان یکی از مراکزی است که تجربه زیادی در مدیریت کنفرانس و برگزاری وبینارها دارد و در یک همکاری دوستانه با سخنرانان و مدرسان به آنها کمک می‌نماید در صحنه بدرخشند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید با کارشناسان استودیو ایده‌پردازان در تماس باشید.
