برگزاری رویداد و سمینار از جمله اموری هستند که می‌توانند به موفقیت کسب‌وکارها کمک کنند تا مخاطبان خود را افزایش دهند و ارتباط بیشتری را با آنها برقرار کنند. همانطور که می‌دانید هرچقدر ارتباط کسب‌وکارها با مشتریان‌شان بیشتر شود، به همان اندازه شناخت بیشتری از مشتریان خود پیدا می‌کنند و همین امر سبب می‌شود تا برند آنها به یک برند شناخته‌شده تبدیل شود.
اما یکی از اموری که گاهی در برگزاری رویداد و سمینار نادیده گرفته می‌شود نحوه درست برگزاری رویداد است. به همین دلیل، کسانی که در این زمینه فعال هستند باید کار خود را به بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار بسپارند تا بتوانند رویداد و سمینار را با موفقیت پیش ببرند.
تیم برگزاری رویداد متشکل از چه تیم‌هایی است؟
چگونه می‌توانید بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار را انتخاب کنید! بی‌شک، عملکرد این تیم به شما نشان می‌دهد بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار کدام تیم است. تیمهای برگزاری باید متشکل از تیمهای زیر باشند:
- کمیته برنامه‌ریزی
- کمیته تشریفات
- کمیته اسکان
- کمیته حمل‌ونقل
- کمیته نمایشگاه
- کمیته مالی
- کمیته نظارت و کنترل
- کمیته حامیان
- کمیته علمی
- کمیته تحقیقات آماری
- کمیته اجرای تیزر، فیلم و تبلیغات
البته باید بدانید در زمان برگزاری رویداد و سمینار تمامی این کمیته‌ها نباید حضور داشته باشند. کسانی که در این زمینه فعال هستند ابتدا شرایط رویداد و سمینار را بررسی می‌نمایند و پس از آن کمیته‌های مورد نیاز را شناسایی می‌کنند و آنها را وارد عمل می‌کنند.
نکات مهم در برگزاری رویداد
برای اینکه بتوانید رویداد و سمینار را به بهترین شکل پیش ببرید، باید به نکات مهمی توجه داشته باشید. اگر شما با بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار همکاری داشته باشید، تمامی این موارد به صورت اتوماتیک پیش می‌روند و شما باید تنها بر مطالبی که می‌خواهید در طول رویداد و سمینار انتقال دهید تمرکز داشته باشید. در ادامه، به معرفی این نکات می‌پردازیم.
تعیین هدف
زمانیکه شما با بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار همکاری می‌کنید، ابتدا جلسه‌ای با این تیم خواهید داشت تا اهدافتان مشخص گردد. بسیاری از کارشناسان بر این عقیده هستند تعیین هدف مهمترین بخشی است که باید به آن توجه داشته باشید.
زیرا با تعیین هدف می‌توانید استراتژی‌های خود را به خوبی پیش ببرید. گاهی اهداف اشتباه انتخاب می‌شوند و می‌توانند در آینده به برند شما آسیب وارد کنند. در این شرایط، تیم برگزاری به شما مشاوره می‌دهد و شما را در این مسیر راهنمایی می‌کند.
زمان‌بندی
شاید بتوان گفت یکی از مهمترین مواردی که به موفقیت سیمنار و رویداد کمک می‌کند زمان‌بندی مناسب است. در واقع، اگر زمان‌بندی به درستی صورت نگیرد، مشکلات و چالش‌های زیادی به وجود می‌آیند و این امر می‌تواند زمینه‌ساز آسیب به برند شود. بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار به این موضوع توجه ویژه‌ای دارد و تمامی موارد را در تعیین رویدادها در نظر می‌گیرد. برنامه‌ریزی برای هر رویدادی باید حداقل ۲ تا ۳ قبل از رویداد انجام شود. این مسئله باعث می‌شود تا شرایط به خوبی کنترل شوند و دیگر هیچ عاملی نتواند رویداد را با مشکل روبه‌رو کند.
مشخص‌کردن آیتم‌های مورد نیاز
همانطور که می‌دانید هر رویداد و یا سمیناری برای اینکه به خوبی پیش رود به برخی از آیتم‌ها نیاز دارد. گاهی برگزارکننده رویداد تصمیم می‌گیرد تا هدایا، نشریات و موارد دیگر را در میان مخاطبان پخش کند. برنامه‌ریزی برای این آیتم‌ها بسیار مناسب است. به طور مثال، اگر شما تصمیم دارید تا خودکار و یا هر هدیه دیگری را به مخاطبان خود بدهید، بهتر است نام برند شما در کنار آن ذکر شده باشد تا اثربخشی آن را افزایش دهد. تمامی این موارد نیاز به برنامه‌ریزی‌های مشخص دارند.
اگر شما می‌خواهید رویداد خود را به گونه‌ای پیش ببرید تا از مخاطبان خود پذیرایی کنید، باید آیتم‌های پذیرایی را از قبل مشخص کنید. به طور مثال، توصیه می‌شود از میوه‌هایی که آبدار هستند در مراسم و سمینارهای خود استفاده نکنید و یا شیرینی را متناسب با سلیقه عام مخاطبان انتخاب کنید. شاید این مسائل پیش‌پا افتاده باشند، اما نقش بسیار مهمی در برگزاری رویداد اثربخش دارند.
فیلم‌برداری از رویداد و سمینار
اکنون به یکی از مهمترین قسمت‌های برگزاری رویداد و سمینار رسیده‌ایم. این قسمت می‌تواند بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار را به شما نشان دهد. فیلم‌برداری از رویداد و سمینار از جمله مواردی است که تمامی افراد باید مد نظر قرار دهند. فیلم‌برداری باید به روشی هدفمند صورت گیرد و روش فیلم‌برداری به گونه‌ای باشد که در تمامی پلت‌فرم‌های رسمی و غیررسمی قابل اجرا باشد.
پخش زنده رویداد
یکی دیگر از مواردی که تمامی افراد در زمان برگزاری رویداد و سمینار باید به آن توجه داشته باشند پخش زنده رویداد است. همانطور که می‌دانید بسیاری از مخاطبان نمی‌توانند در رویداد حضور داشته باشند و می‌خواهند از راه دور در این رویداد شرکت کنند. پخش زنده رویداد باید به گونه‌ای صورت گیرد که رضایت‌بخش باشد و باعث افزایش رضایت مخاطبان شود ( اگر می‌خواهید اطلاعات خود را در این زمینه بالا ببرید، می‌توانید مقاله بهترین شرکت پخش زنده رویداد را مطالعه کنید).
تنظیم بودجه
اکنون به مهمترین قسمت در همکاری با بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار رسیده‌ایم. همانطور که می‌دانید برای اینکه بتوانید رویداد و سمینار را پیش ببرید باید بودجه‌ای را مشخص نمایید. این بودجه باید به درستی به بخش‌های مختلف تخصیص یابد تا برگزاری سمینار و رویداد با مشکل روبه‌رو نشود.
ممکن است شما با سمینارهایی برخورد کرده باشید که بودجه تنها به بخش خاصی اختصاص یافته است و همین امر سبب شده باشد که عدم تعادل در سمینار و رویداد مشهود باشد. نگران نباشید! اگر شما با بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار همکاری داشته باشید، تمامی این موارد به خوبی پیش می‌روند.
ایجاد نقشه
یکی از مهمترین مواردی که در همکاری با بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار بدست می‌آید ایجاد نقشه راه است. تمامی مواردی که قرار است در سمینار و یا رویداد اجرا شوند باید به صورت نقشه بر روی کاغذ پیاده‌سازی شوند و کار هر تیم مشخص شود. با اینکار شخصی که قرار است رویداد و سمینار را برقرار کند نگاه کلی به روند کار خواهد داشت و می‌تواند نظرات خود را اعمال کند. از طرف دیگر، هر تیم دقیقا می‌داند چه کاری باید انجام دهد و همین امر می‌تواند همکاری و هماهنگی را در میان افراد افزایش دهد.
تدوین برنامه‌های بازاریابی
بی‌شک، یکی از اهداف کسانی که می‌خواهند برای برگزاری رویداد و سمینار اقدام کنند جذب مخاطبان بیشتر است. در این شرایط، اگر سمینار به خوبی پیش رود، افراد می‌توانند از دل همین سمینارها و رویدادها برنامه‌های بازاریابی خود را هدفمند سازند. این موضوع تنها زمانی بدست می‌آید که شما با بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار همکاری داشته باشید. زیرا این تیم با شناخت مخاطبان بهترین برنامه‌های بازاریابی را به شما ارائه می‌دهد و سبب می‌شود تا کار شما جهش‌های زیادی داشته باشد.
خلاقیت
آیا تابه‌حال به این موضوع فکر کرده‌اید که چرا مخاطبان باید در رویداد و سمینار شما حضور داشته باشند؟! این مسئله دقیقا به همکاری با بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار بستگی دارد. خلاقیت مهمترین مسئله‌ای است که باعث می‌شود مخاطبان به سمت رویداد و یا سمینار شما متمایل شوند. تیم برگزاری رویداد و سمینار تلاش می‌کند تا با شناخت مخاطبان هدف خلاقیت‌های ویژه را در پیاده‌سازی رویدادها و سمینارها به کار ببرد و همین امر باعث می‌شود تا شما بهترین سمینار و رویداد را برگزار کنید. توصیه می‌شود حساسیت زیادی بر روی این موضوع داشته باشید و تلاش کنید از خلاقیت بهترین بهره را ببرید.
هدایت سمینار
تمامی مواردی که در بالا به آنها اشاره کردیم می‌توانند به شما کمک کنند تا رویداد را به خوبی برگزار کنید. اما مسئله‌ای که بسیار حیاتی است هدایت سمینار و رویداد است. بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار تلاش می‌کند تا با نقشه‌ای که از قبل آماده کرده است تمامی کارها را به درستی پیش ببرد و سمینار را لحظه‌لحظه مدیریت نماید.
این مسئله باعث می‌شود تا شما به عنوان شخصی که قرار است در این سمینار و یا رویداد صحبت کند، تنها بر کار خود تمرکز داشته باشید و مابقی امور رد به دست افراد حرفه‌ای بسپارید.
استودیو ایده‌پردازان، در کنار شما برای برگزاری رویداد و سمینار
استودید ایده‌پردازان بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار است و سابقه درخشانی در این زمینه دارد. این استودیو با افراد سرشناس زیادی همکاری داشته است و تلاش کرده است تا به افراد و کسب‌وکارها کمک کند بدرخشند. در واقع، استودیو ایده‌پردازان باعث می‌شود کسب‌وکارها و یا افراد زمانی که می‌خواهند رویداد و سمینار را برگزار کنند تنها به ستاره شدن فکر کنند و تمامی امور را به دست بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار بسپارند. این مرکز تنها بر شناخت نیازهای مخاطبان تمرکز دارد و تلاش می‌کند تا با ارائه راهکارهای خلاقانه به موفقیت برگزاری سمینارها و رویدادها کمک نماید.
سخن پایانی
تا بدینجا تلاش کردیم به این موضوع بپردازیم همکاری با بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار چه مزیت‌های را برای کسانی که می‌خواهند سمینار و یا رویداد را برگزار کنند در پی‌دارد. برنامه‌ریزی هدفمند، تعیین بودجه، تعیین نقش‌ها، پخش زنده رویداد و برنامه‌های خلاقانه همگی از مزیت‌های همکاری با بهترین تیم برگزاری رویداد و سمینار هستند. همانطور که در بالا به آن اشاره کردیم استودیو ایده‌پردازان در این زمینه سابقه درخشانی دارد شما می‌توانید با خیال آسوده همکاری خود را با این تیم آغاز کنید.
