هدایت جلسه کاری یکی از موضوعاتی است که تمامی افراد برای موفقیت به آن نیاز دارند. برای همه ما این موضوع پیش آمده است در جلساتی شرکت داشته باشیم که خسته‌کننده هستند و یا ساعات زیادی را از ما می‌گیرند، اما در پایان هیچ نتیجه‌ای را برای ما در پی ندارند و نمی‌توانیم به نتیجه مورد نظر برسیم.
مهمترین مسئله‌ای که باعث می‌شود این موضوع رخ دهد عدم هدایت درست جلسه کاری است. اگر جلسات کاری در مسیر درستی قرار نگیرند، بسیاری از مشکلات سازمان حل نشده باقی می‌ماند و این امر زمینه‌ساز بروز مشکلات زیادی در آینده کسب‌وکار می‌شود.
چرا جلسات ناموفق هستند؟
یکی از مهمترین مواردی که باید مورد توجه قرار گیرند دلایل مرتبط با عدم موفقیت جلسات کاری است. بهتر است کمی به این موضوع فکر کنید چرا جلسات کاری ناموفق برگزار می‌شوند. این امر می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد که برخی از آنها بدین شرح است:
- گاهی به تمامی موارد و جوانب در جلسات توجه نمی‌شود و تصمیمات غیر منطقی در طول جلسه گرفته می‌شود.
- گاهی افرادی که در جلسه حضور دارند اشراف کاملی به موضوع ندارند و همین امر باعث می‌شود تا ساعت‌های زیادی صرف توضیح به آنها سپری شود.
- گاهی پس از تصمیمات، مسئولیت‌ها نامشخص باقی می‌ماند و این امر باعث می‌شود تنش در میان اعضای گروه زیاد شود.
- گاهی جلسه پایان مشخصی ندارد و اعضا بلاتکلیف جلسه را ترک می‌کنند.
ممکن است دلایل دیگری نیز وجود داشته باشند که به این لیست افزوده شوند. بهتر است بدانید دلیل آن هر چه که باشد، شما باید با اصول هدایت جلسه کاری آشنا شوید تا بتوانید به موفقیت برسید. در ادامه، به معرفی این اصول می‌پردازیم.
تقسیم‌بندی جلسه
یکی از مواردی که توصیه می‌شود تمامی افراد برای برگزاری جلسات کاری به آن توجه داشته باشند تقسیم‌بندی جلسه و تکالیفی است که در هر قسمت باید انجام شود. به طور کلی، هر جلسه کاری به سه قسمت زیر تقسیم می‌شود:
- پیش از شروع جلسه
- حین جلسه
- پایان جلسه
یکی از اصول هدایت جلسه کاری این است که در تمامی این مراحل تکالیف به خوبی روشن و واضح باشد تا همه چیز مرتب پیش برود.
پیش از جلسه
کسانی که می‌خواهند با اصول هدایت جلسه کاری آشنا شوند باید به تکالیف و وظایفی که پیش از جلسه وجود دارد توجه زیادی داشته باشند. بسیاری از کارشناسان بر این باور هستند کارهایی که پیش از جلسه کاری انجام می‌شوند نقش بسیار مهمی در موفقیت جلسه کاری دارد. مواردی که بر طبق اصول هدایت جلسه کاری در این مرحله باید صورت گیرند بدین شرح است:
- تعیین اهداف: اهداف را به طور دقیق و شفاف مشخص کنید ( آیا قرار است در مورد روش‌های فروش صحبت شود و یا قرار است کارکنان در مورد تغییر تایم کاری خود صحبت کنند؟). هرگز یک هدف کلی مشخص نکنید. به طور مثال، صحبت در مورد فروش یک هدف کلی است و باعث می‌شود جلسه به خوبی پیش نرود.
- مشخص کردن زمان جلسه: یک زمان مشخص و دقیق را که برای تمامی اعضا مناسب است برای برگزاری جلسه انتخاب کنید.
- اطلاع‌رسانی: قبل از جلسه موضوع جلسه را به اطلاع اعضا برسانید و در صورت نیاز توضیحات تکمیلی را در اختیار آنها قرار دهید.
- زمان‌بندی: زمان‌بندی را مشخص کنید و به هریک اعضا بگویید مدت زمانی که می‌توانند صحبت کنند چقدر است.
- تعیین روند جلسه: روند صحبت در جلسه را مشخص کنید ( چه کسی قرار است اول صحبت کند و چه موضوعاتی قرار است در جلسه مطرح شوند).
- آماده‌سازی مدارک و مستندات: تمامی مدراک و مستنداتی که قرار است در طول جلسه مورد استفاده قرار گیرد را از قبل آماده سازید و در جلسه ارائه دهید.
حین جلسه
اکنون به چالشی‌ترین قسمت ماجرا می‌رسید. تمامی کارهایی که بر اساس اصول هدایت جلسه کاری در مرحله قبل انجام داده‌اید در این مرحله به صورت عملی اجرا می‌شوند.
در حقیقت شما در این مرحله هدایت جلسه کاری را به صورت عملی می‌آموزید و این امر نقش بسیار مهمی در افزایش تجربه دارد.
شروع جلسه
شروع جلسه یکی از مهمترین قسمتهای جلسه کاری است. برای اینکه بتوانید شروع موفقی داشته باشید موارد زیر را مد نظر قرار دهید:
- شروع پرانرژی: با انرژی شروع کنید و تلاش کنید به دیگران این حس را القا کنید که قرار است یک جلسه نتیجه‌بخش داشته باشید.
- نگاه کلی به روند جلسه: در همان ابتدا یک نگاه کلی به موضوعات جلسه داشته باشید و روند جلسه را توضیح دهید. به این موضوع توجه داشته باشید که این قسمت نباید زیاد طول بکشد، در غیر اینصورت ممکن است خسته‌کننده باشد.
- مطرح کردن روند موضوعات جلسه: موضوعات چالشی را در همان ابتدا مطرح کنید و موضوعاتی را که از اهمیت کمتری برخوردار هستند به پایان جلسه انتقال دهید.
- جلوگیری از ورود بحث به مسائل حاشیه‌ای: موضوعات را در یک خط کلی هدایت کنید و اجازه ندهید مسائل حاشیه‌ای وارد بحث اصلی شوند.
- درگیر کردن تمامی شرکت‌کنندگان: کسانی که در این جلسه حضور دارند باید همگی در بحث شرکت داشته باشند. این یکی از مهمترین اصول هدایت جلسه کاری است و نقش موثری در موفقیت جلسه دارد.
در اینجا مسئله بسیار مهمی مطرح می‌شود. شخصی که قرار است هدایت جلسه کاری را بر عهده داشته باشد باید با اصول فن بیان آشنایی داشته باشد ( اگر به این موضوع علاقه‌مند هستید، می‌توانید اصول فن بیان و سخنوری را مطالعه کنید). همچنین، این شخص باید تسلط بالایی بر خود داشته باشد و به زودی دچار استرس و یا اضطراب نشود. از طرف دیگر، شخصی که هدایت جلسه کاری را بر عهده دارد باید انتقادپذیر باشد و اجازه ندهد جلسه به سمت دعوا و یا بحث‌های بیهوده کشیده شود.
پایان جلسه
اگر روند هدایت جلسه کاری به خوبی پیش رفته باشد، شما می‌توانید تصمیمات خوبی را اتخاذ کنید. اجازه دهید پایان جلسه با مشخص کردن تصمیمات و تکالیف به پایان برسد. یکی از مهمترین کارهایی که در هدایت جلسه کاری باید به آن توجه داشته باشید تهیه صورت جلسه است.
در پایان باید صورت جلسه‌ای تهیه شود و تمامی کسانی که در آن جلسه حضور دارند باید آن را امضا کنند. در این صورت، می‌توانید مطمئن باشید که جلسه به خوبی پیش رفته است و اعضا درک درستی به مفاد جلسه دارند.
پیگیری
یکی از مواردی که توصیه می‌شود مسئول برگزاری جلسات کاری به آن توجه داشته باشد پیگیری امور است. در این روند، این فرد باید برنامه‌ای را مشخص کند تا روند تصمیماتی را که در آن جلسه گرفته شده است پیگیری نماید و در پایان تاریخ جلسات بعدی اعلام گردد. پیگری کردن نیز باید طبق اصول صورت گیرد و نباید باعث شود فشار مضاعفی بر کارکنان وارد شود.
چرا هدایت جلسه کاری مهم است؟
اکنون که با اصول هدایت جلسه کاری آشنا شده‌اید ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید چرا اینکار مهم است. بهتر است بدانید زمانی که جلسه کاری به خوبی پیش رود، افراد نگاه مشخصی به وظایف خود خواهند داشت و همین امر سبب می‌شود تا کسب‌وکار در روند پیشرفت قرار گیرد. بهتر است بدانید این جلسات باعث می‌شوند تا شما بتوانید نقاط ضعف و قوت سیستم کاری خود را بشناسید و سپس برای رفع آنها اقدام کنید.
سخن پایانی
تا بدینجا تلاش کردیم اطلاعات کاملی را در مورد هدایت جلسه کاری در اختیار شما قرار دهیم. همانطور که متوجه شده‌اید برخی از جلسات به خوبی پیش نمی‌روند و در پایان گیج و گمراه کننده هستند. اما با برنامه‌ریزی‌های دقیق و مشخص می‌توانید جلسات را به صورت هدفمند پیش ببرید و نتیجه خوبی را از آنها بدست بیاورید.
