نحوه برگزاری همایش علمی یک کار سخت و پیچیده است و نیاز به دقت و هماهنگی‌های زیادی دارد. زمانیکه شما می‌خواهید همایش علمی برگزار کنید، باید به برخی از نکات توجه داشته باشید تا بتوانید رضایت مخاطبان را جلب کنید و در نهایت همایش خود را به یک همایش ماندگار تبدیل نمایید. تعیین هدف یکی از مهمترین مواردی است که در برگزاری هر نمایش و رویدادی باید به آن توجه داشته باشید ( اگر می‌خواهید دانش خود را در این زمینه ارتقا دهید، می‌توانید مقاله مهمترین نکته در برگزاری همایش و رویداد چیست؟ را مطالعه کنید). همانطور که می‌دانید در همایش‌های علمی شما با جامعه علمی سر و کار دارید و ابتدا باید نیازهای آنها را بشناسید و سپس همایش را برگزار کنید.
محل برگزاری همایش
یکی از مهمترین مواردی که در نحوه برگزاری همایش علمی باید به آن توجه داشته باشید محل برگزاری همایش است. همانطور که می‌دانید بخش عمده‌ای از کسانی که در همایش‌های علمی حضور دارند دانشجویان هستند و ممکن است آنها وسیله نقلیه شخصی نداشته باشند که بتوانند به راحتی به همایش علمی بیایند. به همین دلیل، شما باید محل برگزاری همایش را جایی در نظر بگیرید که دسترسی ساده و راحتی دارد. در غیر اینصورت، ممکن است بخش عمده‌ای از مخاطبان خود را از دست بدهید و یا نارضایتی را در آنها افزایش دهید. بهتر است در این مرحله بسیار محتاطانه عمل کنید.
امکانات سالن همایش
مسئله دیگری که در نحوه برگزاری همایش علمی مد نظر قرار می‌گیرد امکانات سالن همایش است. همایش‌های علمی به طور خاص و ویژه به پرژکتور و صفحه نمایش نیاز دارند. زیرا قرار است اکتشافات و یا یافته‌های پژوهشی خود را به دیگران نشان دهند و اگر پاورپوینت‌ها به طور منظم و دقیق نشان داده نشوند ممکن است همایش دیگر به چشم نیاید. از طرف دیگر، باید بدانید صدا اهمیت زیادی دارد و باید با قدرت زیادی در سالن پخش شود تا بتواند پاسخگوی نیازهای افرادی باشد که در همایش حضور دارند. بنابراین؛ شما باید وقت زیادی را به این کار اختصاص دهید و سالنی را انتخاب کنید که فضای مناسبی دارد.
محلی برای ارائه کتاب و مستندات
بهتر است در نحوه برگزاری همایش علمی به این مسئله توجه داشته باشید که در اینگونه فضاها اغلب اطلاعات و کتاب‌هایی ردوبدل می‌شوند و باید فضای مناسبی وجود داشته باشد که مخاطبان به راحتی بتوانند به کتاب‌های نگاهی بیاندازند و در صورت نیاز آنها را خریداری نمایند. در برخی از همایش‌های علمی به این فضا اهمیتی داده نمی‌شود و در نتیجه مخاطبان در پایان رضایت ندارند و حس بدی را تجربه می‌کنند. بنابراین، شما باید بدانید مخاطبان علمی شما به فضای مناسبی برای مشاهده کتاب‌ها و مستندات نیاز دارند و این فضا باید برای آنها آماده شود.
تشکیل کمیته‌ها برای هدفمندی نمایشگاه
در نحوه برگزاری همایش علمی باید به تشکیل کمیته‌های مختلف توجه ویژه‌ای داشته باشید. این کمیته‌ها باید نیازهای مختلفی را که در طول سالن به وجود می‌آیند پوشش دهند. به طور مثال، پذیرایی بحث بسیار مهمی است که در نحوه برگزاری همایش علمی مد نظر قرار می‌گیرد. کمیته‌ای متشکل از دو و یا چند نفر باید تنها بر پذیرایی تمرکز داشته باشد. کیمته دیگر باید در سالن برای پاسخگویی به نیازهای مخاطبان حضور داشته باشد. ممکن است مخاطبان به دنبال سرویس بهداشتی و یا محل خروج و یا استراحت باشند.
این کمیته باید به طور ویژه بر این اصول تمرکز داشته باشد. به طور کلی، در نحوه برگزاری همایش علمی، باید نیازهای همایش بررسی شوند و سپس کمیته‌های مربوطه برای پاسخگویی به نیازها تشکیل شود. با این کار نظم و ترتیب در طول همایش برگزار می‌گردد و در نتیجه افراد می‌توانند به ردوبدل اطلاعات در همایش علمی بپردازند، زیرا همه چیز به طور منظم در حال پیشرفت است.
نکات دیگر در نحوه برگزاری همایش علمی
نکاتی را که در نحوه برگزاری همایش علمی باید به آن توجه داشته باشید و از اصول برگزاری همایش علمی هستند، در بالا پوشش دادیم. اما باید بدانید هنوز نکاتی وجود دارند که به شما کمک می‌کنند همایش علمی خود را با شکوه‌تر برگزار کنید و حس خوبی را تجربه نمایید. برخی از نکاتی که در زمان برگزاری همایش‌های علمی و همایش‌های دیگر باید مد نظر قرار دهید به شرح زیر هستند:
- ساخت تیزر تبلیغاتی: با ساخت تیزر می‌توانید همایش خود را جاودانه سازید و سالها بعد به آن مراجعه کنید. حتی این تیزر می‌تواند به عنوان منبع الهام برای شما در نظر گرفته شود و اشتباهات و یا نقاط ضعفی را که در این همایش داشته‌اید در همایش‌های بعدی تکرار نکنید. همچنین، از تیزر تبلیغاتی می‌توانید برای جذب مخاطبان بیشتر در همایش‌های بعدی استفاده کنید. شما باید به تولید محتوا ویدیویی اهمیت بسیار زیادی بدهید.
- طراحی پوسترها: در هر همایشی باید پوسترهایی با توجه به اهداف همایش وجود داشته باشند. بنابراین، شما باید از پوسترهای مناسب استفاده نمایید. بهتر است حداقل یک ماه قبل از برگزاری همایش به این مسئله توجه داشته باشید و پوستر خود را به خوبی طراحی کنید.
- تعیین زمانبندی سخنرانی: یکی دیگر از مواردی که در نحوه برگزاری همایش علمی باید مد نظر قرار دهید تعیین زمانبندی سخنرانی است. بهتر است از قبل برنامه مدونی در این رابطه داشته باشید و آن را در پوسترها و یا تبلیغات همایش خود در اختیار مخاطبان قرار دهید. در نتیجه، مخاطبان به درک بهتری دست پیدا می‌کنند و می‌دانند قرار است همایش چگونه برگزار شود و آنها در کدام سخنرانی‌ها باید حضور داشته باشند ( با توجه به علایق خود) و کدام سخنرانی را می‌توانند از دست بدهند.
استودیو ایده پردازان در کنار شما برای برگزاری همایش علمی
تا به اینجا تلاش کردیم اطلاعات کاملی را در مورد نحوه برگزاری همایش علمی در اختیار شما قرار دهیم. همانطور که متوجه شده‌اید برای برگزاری همایش علمی باید به نکات متعددی توجه داشته باشید تا بتوانید رضایت کاربران را افزایش دهید. استودیو ایده پردازان به عنوان یکی از قدیمی‌ترین مراکزی که در زمینه برگزاری سمینارها و وبینارها فعالیت دارد اطلاعات کاملی را در این زمینه در اختیار شما قرار می‌دهد و با بالاترین کیفیت سمینارها و وبینارهای شما را مدیریت می‌کند. اگر به اطلاعات بیشتری در این زمینه نیاز دارید، می‌توانید با کارشناسان ما در تماس باشید.
