میزان موفقیت یک سمینار یا وبینار رابطه مستقیمی با رضایت مخاطبان و شرکت‌کنندگان دارد. برای اینکه بتوانید یک رویداد موفق داشته باشید نکاتی وجود دارد که شاید همه آنها را ندانید. در این مطلب به ۱۰ قدم برای مدیریت و برگزاری یک سمینار (وبینار) موفق می‌پردازیم.
در طول سال رویدادهای زیادی در قالب همایش، سمینار، جشنواره و… برگزار می‌شود. در مدت اخیر هم برگزاری رویدادهای آنلاین و انواع وبینار به یکی از ترندهای روز تبدیل شده است که چیزی کمتر از یک سمینار آفلاین ندارد.
| بیشتــــر بخوانیـد: |
| وبینار چیست؟ و چگونه برگزار می‌شود؟ |
گاهی ممکن است شما خودتان مجری برگزاری باشید و گاهی کار برگزاری رویداد را به یک تیم خبره می‌سپارید. برای اینکه بدانید چقدر در این کار موفق بوده‌اید، باید بعد از مراسم میزان رضایت مخاطبان و شرکت‌کنندگان را بسنجید. حتی خیلی فرقی نمی‌کند که می‌خواهید اولین سمینار خود را برگزارک کنید یا چندمین مراسم شماست، مهم این است که باید نکات لازم و چک لیست‌های ضروری را در نظر داشته باشید. البته تیم‌های حرفه‌ای‌تر طبیعتا دغدغه کمتری خواهند داشت.
در این مطلب می‌خواهیم به ۱۰ نکته‌ای بپردازیم که به شما کمک می‌کند تا موفق‌ترین سمینار خود را تجربه کنید. البته این نکته را در نظر داشته باشید که شاید وبینار در فضای آنلاین برگزار شود و از برخی جنبه‌ها با سمینارها و همایش‌های آفلاین متفاوت باشد، ولی شباهت‌های زیادی وجود دارد که می‌توانید از این نکات برای این رویداد نیز استفاده کنید.
۱- هدف‌گذاری دقیق
برگزاری رویداد بدون مشخص‌کردن اهداف و خروجی‌های موردنظر بی‌فایده است. بنابراین باید به کمک هم‌تیمی‌های خود موارد زیر را مشخص کنید. ضمن اینکه می‌توانید کار را به تیم‌های حرفه‌ای بسپارید تا خیالتان از این بابت راحت شود:
- هدف یا اهداف برگزاری سمینار را با دقت بنویسید و مشخص کنید چه دستاوردهایی خواهید داشت.
- ارزش‌های سمینار، وبینار، همایش و… را مشخص کنید و ببینید قرار است چه چیزهایی را به مخاطبان و شرکت‌کنندگان ارائه کنید.
- تعداد مورد انتظار از شرکت‌کنندگان حضوری یا غیرحضوری (آنلاین) و ظرفیت برگزاری را تعیین کنید.
- هدف‌گذاری مالی داشته باشید و دقیقا تعیین کنید به‌دنبال چه منافعی هستید.
۲- تعیین بودجه و شفاف کردن موضوعات مالی
بخش قابل توجهی از دغدغه‌های برگزاری یک رویداد مربوط به هزینه‌های مراسم است. بنابراین اگر می‌خواهید از همه نظر موضوعات مالی سمینار یا وبینار شما شفاف باشد، حتما نکات زیر را در نظر بگیرید:
- تعیین دقیق قیمت بلیت‌ها یا پلن‌های مختلف
- استفاده از تجربه‌های مربوط به وضعیت مالی رویدادی قبلی یا سمینارهای مشابه
- در نظر گرفتن راهکار برای حل باگ‌ها با توجه به پیش‌بینی‌های علمی
۳- تعیین تاریخ برگزاری یا تاریخ‌های جایگزین
همیشه پیش از برگزاری یک سمینار یا وبینار این نکته را در نظر داشته باشید که حداقل دو تاریخ را تعیین کنید. اولین تاریخ قطعا بهترین گزینه برای شما خواهد بود که خودتان تمایل به برگزاری مراسم در آن زمان دارید. ولی یک تاریخ جایگزین نیز در نظر داشته باشید که در صورت بروز هرگونه مشکل یا جابه‌جایی بتوانید منعطف عمل کنید.
۴- تعیین دقیق موقعیت مکانی، محل برگزاری و شرکت‌کنندگان
در سمینارها و همایش‌های آفلاین موقعیت مکانی و محل برگزاری اهمیت بسیار زیادی دارد؛ چراکه باید دسترسی بسیار خوبی داشته باشد. ضمن اینکه ظرفیت و امکانات محل برگزاری نیز خیلی مهم است. بنابراین موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- انتخاب ایده‌آل‌ترین موقیعت جغرافیایی و محل برگزاری
- مشخص‌کردن ظرفیت مورد نیز محل برگزاری با توجه به تخمین تعداد شرکت‌کنندگان
- بررسی امکانات زیرساختی مراحل برگزاری مانند اینترنت WiFi، پارکینگ، سیستم تهویه و…
۵- درباره سخنرانان تحقیق کنید
اینکه چه افرادی در مراسم سخنرانی و ارائه داشته باشند خیلی مهم است. بنابراین روی انتخاب آنها دقت کنید. اینکه از متخصصان سرشناس باشند خیلی خوب است، ولی حتما باید با موضوع همایش ارتباط داشته باشند. البته نکات زیر را فراموش نکنید:
- در مورد سخنرانان سمینار تحقیق کنید که از بین افراد سرشناس، متخصص و حرفه‌ای بوده و در همایش‌های مشابه نیز سخنرانی داشته باشند.
- می‌توانید سوابق و فیلم سخنرانی‌های قبلی آنها را ببینید و یک ترکیب ایده‌آل بچینید.
- سپس وارد مذاکره شوید و جزئیات را هنگام قرارداد با آنها ببندید.
۶- به دنبال اسپانسرهای قوی باشید
برگزاری رویداد هزینه‌های بسیار زیادی دارد و یکی از بهترین راه‌های تامین و جبران آن، همکاری با اسپانسرهاست. برای این موضوع موارد زیر را رعایت کنید:
- بررسی کنید کدام فعالیت و حالت‌های اسپانسری مناسب است و آنها را پینشهاد کنید.
- سراغ اسپانسرهای بروید که در سمینارها و همایش‌های قبلی هم حضور داشته‌اند و از نمونه‌های مشابه حمایت کرده‌اند. البته بهتر است حامیان مالی شما با مخاطبان هدف نیز سازگاری داشته باشند.
- بعد از آماده‌سازی لیست و اولویت‌بندی اسپانسرها، با روش‌های مختلف مذاکره خود را به صورت جدی و دقیق شروع کنید.
- پکیج‌های مختلفی را در نظر بگیرید که اسپانسرها بتوانند حق انتخاب داشته باشند.
- حتما قرارداد محکم و قانونی ببندید که بعدا دچار مشکل نشوید.
۷- نهایی‌کردن سخنرانان
در این مرحله باید با توجه به موارد زیر سخنرانان و ارائه‌دهندگان رویداد را نهایی کنید:
- قطعی‌کردن قیمت و قرارداد سخنرانان و اساتید
- دریافت متن معرفی و تصاویر آنها
- دریافت موضوع سخنرانی، خلاصه و سرفصل‌های ارائه
- مشخص کردن وضعیت حمل‌ونقل و اقامت آنها
۸- سازمان‌دهی مالی
بعد از مشخص کردن موارد مالی باید سازوکارهای لازم و زیرساخت‌های آن را پیش‌بینی کنید. برای این کار مراحل زیر لازم است:
- مشخص کردن سیستم بلیت فروش و تکنولوژی ثبت نام
- نهایی کردن حضور اسپانسرها و عقد قرارداد با آنها
- تعیین پلن‌های مختلف درآمدزایی مانند غرفه‌های جانبی
۹- راه‌اندازی و معرفی سایت ثبت نام
یکی از مهمترین بسترهای ارتباطی برای ارائه اطلاعات و جزئیات، انجام ثبت نام، هدایت ترافیک ورودی و برقراری ارتباط با کاربران وب‌سایت است. بنابراین باید خیلی سریع آن را به صورت کامل و اصولی راه‌اندازی کنید.
۱۰- شروع تبلیغات
در واقع یکی از مهمترین مراحل برگزاری یک رویداد، سمینار، همایش یا وبینار بخش تبلیغات آن است که منجر به دیده شدن مراسم و در نهایت فروش بلیت‌ها و ثبت نام می‌شود. بنابراین در این بخش مراحل زیر را لحاظ کنید:
- تبلیغات کلیکی در رسانه‌های پربازدیدی که مخاطبان هدف شما در آن حضور دارند.
- استفاده از ابزارهای مختلف نظیر ایمیل مارکتینگ یا شبکه‌های اجتماعی
- تبلیغات پیامکی یا تبلیغات در رسانه‌های غیرآفلاین
- ثبت رویداد در پلتفرم‌های برگزاری رویداد یا تقویم مربوط به سمینارها و نمایشگاه‌ها
- تولید تیزرهای تبلیغاتی و توزیع در بسترهای مناسب
- استفاده از شبکه‌سازی با افراد و مجموعه‌های دیگر
